Zgodnie z prawem każda firma jest zobligowana do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczania się z urzędem podatkowym. Aby nie obciążać budżetu firmy kosztami prowadzenia księgowości, właściciele wielu firm decydują się prowadzić ją na własną rękę. Zadanie to czasami bywa karkołomne z powodu ciągle zmieniających się przepisów podatkowych.
Z tego powodu warto wysupłać trochę grosza, by zatrudnić do tego celu profesjonalne biuro rachunkowe. W niniejszym artykule podpowiemy Ci, na co zwrócić uwagę decydując się na outsourcing usług księgowych. Podpowiemy, jakie wymagania powinno spełniać dobre biuro rachunkowe.
Dlaczego warto wynieść księgowość poza firmę?
Najważniejszą zaletą jest pozbycie się konieczności wielogodzinnego ślęczenia nad dokumentami. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych oraz uzupełnianie dokumentacji firmowej zabiera właścicielowi firmy czas, który mógłby poświęcić na rozwój przedsiębiorstwa. Zatrudnienie do tego celu biura rachunkowego powoduje, że wszystkie te obowiązki zostaną zdjęte z Ciebie. Dodatkową zaletą będzie to, że tego typu usługi świadczą specjaliści, którzy znają obecny stan przepisów. Rozliczenie ksiąg zajmie im dużo mniej czasu niż Tobie, przy okazji z dużym prawdopodobieństwem nie popełnią przy tym błędów. Pracownicy z zatrudnionego biura rachunkowego będą reprezentować też firmę podczas ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego, co pozwala uniknąć stresu.
Zatrudniając biuro rachunkowe dostajesz wsparcie nie tylko w zakresie prowadzenia ksiąg, reprezentacji firmy przed fiskusem czy składania dokumentów. Pomaga ono również w zakresie prowadzenia kadr, płac, prawa oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Firma trudniąca się prowadzeniem ksiąg innym podmiotom jest gwarantem bezpieczeństwa, pozwala zająć się rozwojem Twojej działalności oraz planowania inwestycji.
Jak wybrać właściwe biuro rachunkowe?
Wybór outsourcera usług księgowych może przyprawić o niemały ból głowy. Na rynku jest wiele firm z tej branży. Skąd będziesz wiedział, że powierzasz księgi firmy właściwemu biuru? Najważniejsze jest to, byś nie podejmował decyzji pochopnie i pod wpływem emocji. Warto poczekać, aż otrzymasz kilka ofert, a następnie dokładnie je przeanalizować. Weź pod uwagę każdy najmniejszy szczegół, a zapewni Ci to jasną, przejrzystą współpracę w przyszłości. Poniżej zamieszczamy kilka sugestii, na które warto, byś zwrócił uwagę.
Czy w ofercie biura jest księgowość internetowa?
W każdej współpracy partnerskiej między dwoma firmami jest szybka komunikacja. Dlatego warto sprawdzić godziny pracy biura rachunkowego, sposoby komunikacji z nim oraz czy jest możliwość konsultacji w nagłych przypadkach poza godzinami pracy.
Bardzo wygodną formą jest księgowość internetowa, która pozwala na obieg dokumentów drogą elektroniczną. Taka forma przyspiesza proces obróbki dokumentów. Do tego warto zaopatrzyć się w narzędzie (program komputerowy) do wystawiania faktur, biorąc pod uwagę to, by miało ono funkcję wysyłki tych dokumentów do biura rachunkowego.
Reprezentacja Twojej firmy przez biuro rachunkowe przed urzędami
W przypadku nawiązania współpracy z biurem rachunkowym warto wystawić jemu pełnomocnictwo do reprezentowania naszych interesów przed urzędami. Pozwala to biuru rachunkowemu na składanie deklaracji, dokumentów oraz reprezentowanie Twojej firmy podczas kontroli. W przeciwnym przypadku może zaistnieć sytuacja, że będziesz wezwany, by złożyć dosłownie jeden podpis. Danie pełnomocnictwa zatrudnionym specjalistom od księgowości zaoszczędzi Twój cenny czas. Pracownicy dobrego biura rachunkowego skutecznie zadbają o Twoje interesy.
Czy biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie OC?
Prowadząc samodzielnie księgowość swojej firmy ponosisz wszelką odpowiedzialność przed urzędami za popełnione błędy. Biuro księgowe musi mieć obowiązkowo wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. To sprawia, że bierze ono odpowiedzialność za poprawność prowadzonych rozliczeń na siebie.
Biura rachunkowe popełniają rzadko błędy, ale księgowy nie jest maszyną i może się pomylić. Aby uchronić się od błędów, biura rachunkowe zabezpieczają się podwójnym sprawdzaniem rozliczeń. Nie zmienia to faktu, że Ty możesz się czuć spokojny, bo nie spadną na Ciebie kary. Warto więc sprawdzić posiadanie OC przez biuro rachunkowe.
Zasięgnij opinii o wybranym biurze rachunkowym
Na rynku działa wiele firm zajmujących się tym profilem działalności. Nie każde jednak świadczy swoje usługi na wysokim poziomie. Warto więc sprawdzić opinię w sieci lub wśród innych klientów. Ważną rzeczą może być sprawdzenie, czy dane biuro rachunkowe świadczy swoje usługi firmom o podobnym profilu co Twoja.
Podsumowanie
Prowadzenie ksiąg oraz kadr pochłania dużo czasu. Nie mając doświadczenia możesz dodatkowo popełnić błąd, za który będziesz musiał ponieść karę. Z tego powodu warto związać się współpracą z biurem rachunkowym. Zaoszczędzisz w ten sposób czas, pieniądze oraz unikniesz stresu. Warto oddać te sprawy w ręce profesjonalistów.